Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Опись папки образец

Опись папки образец

Описи


Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее.

В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  2. Инструкция ЦБ.
  3. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив.

Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений. В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении.

Бумага включает в себя эти элементы:

  1. Указатели.
  2. Наименование описи.
  3. Лист-заверитель.
  4. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  5. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  6. Опись.
  7. Предисловие.
  8. Библиография.
  9. Перечень используемых терминов.
  10. Титульный лист.
  11. Оглавление.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости. Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив.
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг. Если документ отправляется в суд, опись не требуется.

Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна.

Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Заголовок.
  2. Исходящий номер.
  3. Общее число документов.
  4. Наименование компании, ее адрес.
  5. Список документом, указание номера каждого из них.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел.

Как правильно составить опись документов — образец?

> > 11 февраля 2020 Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом.

Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности.

Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья . Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя.

Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  1. дату описи;
  2. название организации (если архив — сторонняя организация);
  3. период, к которому относятся документы;
  4. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
  5. номер описи;
  6. расположение документов (номер папки, дела или короба);
  7. наименование сдаваемых на хранение документов;
  8. количество листов;
  9. срок хранения документов;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи.

Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107. Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке. Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.

Читайте об этом в статье . Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись.

Инструкция: составляем опись дел

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой.

Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения. 12 ноября 2020 Автор: Евдокимова Наталья В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время. Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив.

Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами. Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись.

Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому.

Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  1. структурного подразделения (Приложение 23);
  2. временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  3. электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  4. постоянного хранения (Приложение 14);
  5. по личному составу (Приложение 15);
  6. электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
  7. электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами.

Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  • Список сокращений.
  • Титульный лист.
  • Предисловие.
  • Содержание.
  • Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой.

В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Внутренняя опись документов дела

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98).

Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел. Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела.

Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией. Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления. Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги.

Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные: Порядковый номер (номер записи); Индекс (уникальный идентификатор объекта); Дата; Заголовок (краткое содержание служебной бумаги); Номера листов (какие листы дела занимает данная документация). Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал).

При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя. Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4.

Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе. К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень. Читайте также: : образец заполнения № п/п Индекс Дата Заголовок Номер листов ед.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Составление остается на усмотрение фирмы.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Дата составления.
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  1. количество листов.
  2. количество экземпляров;
  3. номер по порядку;
  4. полное название документа;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная). Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

urist-consultant.ru

Для часто используемых документов (например, счета, фактуры, договора) можно подобрать папки с яркими цветами, что позволит быстро заметить нужную папку. Сортировка документов Сортировать документы удобно по значимости, разделив на три срока – «срочно», «повседневная», «архив».

Каждая категория размещается в разных полках. Источник: http://advokat-kramarenko.ru/kak-podpisyvat-papki-s-dokumentami/ В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела.

Именно ей и посвятим эту статью. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале: Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве. Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи.

В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты. Такая опись имеет несколько разделов:

  1. сокращения.
  2. оглавление;
  3. основная часть;
  4. предисловие;

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров.

Например:

  • Опись по аттестационному делу.
  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  • Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс.

Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

  1. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
  2. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  3. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка. Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве.

Перечислим последовательность при формировании

Опись документов: образец скачать в word

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество. В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать): Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой.

Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей. Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве.

Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам. Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе: В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

  1. при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
  2. при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
  3. при архивировании и уничтожении офисных бумаг.

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

  • Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
  • Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

  • Подача отчетности в контролирующие структуры:
  1. в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
  2. в Росстат (бухгалтерские отчеты);
  3. в фонд соцстраха для оформления сотрудникам пособий в рамках пилотного проекта.
  4. в Пенсионный фонд при подаче различных заявлений по сотрудникам;
  • Предоставление документов при проверках по запросам контролирующих органов.
  • Архивирование бумаг, подлежащих хранению:
  1. деловых;
  2. кадровых;
  3. отчетности и т.д.
  • Смена главбуха.

    В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.

  • Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.

Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.

  • При подаче заявлений в ПФР.
  • При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.
  • При сдаче бухгалтерской отчетности.
  • При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.

В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства.

Как составить опись передаваемых документов

Газизова Евдокия Автор PPT.RU 19 февраля 2020 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона.

Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны. Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  • Дата составления.
  • Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  1. количества листов.

    Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

    Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

  2. полного наименования акта;
  3. номера;
  4. количества его экземпляров;
  • Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты. Образец показывает, что форма является простой табличной.

Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т.

п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя. Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело. Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения».

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных.

Опись документов: образец

Опись документов – это специальный реестр, в котором перечисляются наименования и количество переданных документов.

Типового бланка и строгих правил составления нет.

Мы расскажем, как сделать опись документов и предложим свой образец. У каждой организации изготавливается большое количество документов.

Возникает задача организовать хранение этих документов так, чтобы обеспечить их сохранность и быстрый доступ.

А еще часто приходится передавать документы, например, из одного подразделения в другое, внешним получателям или в архив.

Чтобы документы не терялись, и всегда можно было отследить их местонахождение, составляют описи.

Опись документов выполняет сразу несколько функций:

  1. Подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров,
  2. Позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа,
  3. Помогает организовать документооборот компании.

Типового бланка описи не существует, как нет и правил ее составления. Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами.

Но на коммерческие компании эти правила не распространяются. Каждая организация формирует свой собственный бланк.

Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:

  1. Порядковый номер,
  2. Итоговое количество передаваемых документов,
  3. Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
  4. Дата составления,
  5. Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
    • Порядковый номер,
    • Полное название,
    • Количество листов,
    • Количество экземпляров,
    • Итоговое количество передаваемых документов,
  6. Полное название,
  7. Количество экземпляров,
  8. Подписи представителей передающей и принимающей стороны.
  9. Наименование компании, от имени которой составляется опись,
  10. Количество листов,

Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела. Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений.

В текущей деятельности накапливается много папок: дела с документами контрагентов, личные дела сотрудников, входящая и исходящая корреспонденция и т.д.

В каждой отдельной папке должна быть внутренняя опись. скачать скачать Часто требуется передавать комплекты документов в другую организацию.

Например, для заключения договора, участия в тендере, получения займа и т.д. Зафиксировать факт и количество передаваемых документов можно двумя способами:

  1. В виде описи передаваемых документов.
  2. В виде списка приложений, который приводится в конце сопроводительного письма,

Это бланк можно использовать и для передачи документов по требованиям налоговиков, ПФР или ФСС.

Опись составляется в двух экземплярах: по одному передающей и принимающей стороне.

скачать скачать Законченные дела передаются на хранение в архив. Передача в архив производится по описи, даже если передается всего одна папка.

В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:

Образец архивной описи

28 Июня 2017 в 18:06 Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы хранить множество документов в идеальном порядке. В этом случае любой запрос может быть выполнен в максимально короткий срок.

Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО).

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов.», выделяет следующие виды АО:

  1. по лицензированию.
  2. дел;
  3. инвентаризационные;
  4. представляемых на торги;
  5. по персонифицированному учету работников;
  6. объектов государственной собственности;

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела:

  1. особо ценные.
  2. временного (более 10 лет) хранения;
  3. постоянного хранения;
  4. по личному составу;

Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).

Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:

  1. выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
  2. номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);
  3. причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);

Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом). АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.

Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.09.2007 1273

«Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования… архивных документов.»

.

Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация

Опись документов в папке образец

Содержание В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: Основные разновидности В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

Важно Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.

Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.
  2. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  3. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  4. дата есть дата;
  5. регистрационный индекс документа – номер документа,
  6. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

КОПИИ ИЛИ ОРИГИНАЛЫ? В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма.

Внимание Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной.

Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату. Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений

Внутренняя опись документов личного дела

14135 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.