Образец описи документов личного дела работника

Опись личного дела работника

13 Марта 2023 в 15:20 — это документ, содержащий перечень всех материалов, хранящихся в личном деле. Ведение его предусмотрено архивными правилами. Объясним подробно, для чего нужна опись и как правильно ее составить.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке.

Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись. Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций.

Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст.

20, 22, 24, 26, 49 и др. . В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций».

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия. Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки.

В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

1. № п/п;
2. заголовок;
3. номера листов дела;
4. дата составления;
5. индекс документа;
6. примечание.

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним.

Опись документов в личном деле работника

Содержание На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью.

При этом оформляются их внутренние описи.Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись.

В некоторых источниках можно встретить название «регистр».

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

1. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
2. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
3. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов: Как написать претензию на возврат денег?

1. При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
2. Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
3. Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
4. Опись может составляться вручную или печататься.
5. Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
6. Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
7. Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.

Табличная часть внутренней

Внутренняя опись документов личного дела

Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника.

Скачайте образец описи и список обязательных документов. Что скачивают ваши коллеги: Используйте готовый образец В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку.

Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку.

На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

1. конкурсная документация;
2. анкета при поступлении на работу;
3. копии военного билета, паспорта и и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований.

Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись. Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно.

Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника.

Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице: Представляемые работодателю при трудоустройстве Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) Подтверждающие факт наличия трудовых отношений

1. трудовой договор;
2. согласие на обработку персональных данных;
3. рекомендательные письма;
4. и копия приказа о приеме на работу;
5. характеристики;
6. и автобиография;
7. отзывы должностных лиц о работнике;
8. и дополнения к нему

Сопровождающие трудовую деятельность работника

1. докладные записки;
2. приказы о переводах и перемещениях;
3. справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров;
4. и пр.
5. заявления и объяснительные записки работника;
6. дополнительные соглашения к трудовым договорам;

Внутренняя опись документов личного дела — образец

приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании.

Изучим, как она составляется. Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации.

Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте. Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

• трудовой договор;
• заявление о приеме на работу
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• инструкции (по охране труда, должностная);
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия паспорта;
• автобиография;
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

• порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
• итогового количества документов в описи;
• общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил. О порядке составления описи читайте также в статье . Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале.

Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна. Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

• ;
• ;
• ;
• .

Опись документов в личном деле работника — образец

> > 28 марта 2023 Вам помогут документы и бланки: данного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами.

Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться.

Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело. Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой .

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

1. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
2. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила).

Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье . В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале.

В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

1. номера листов.
2. заглавие;
3. номер по порядку;
4. дата составления (или крайние даты и срок хранения);
5. индекс;

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним.

Личное дело работника – как его правильно оформить

/ / 529 Просмотров Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера.

Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Содержание статьи

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации.

Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты. Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники. При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника. Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника.

Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав.

Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы,

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять.

Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать. Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника.

Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

1. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
2. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
3. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике. За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы.

При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

1. Опись может составляться вручную или печататься.
2. Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
3. При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
4. Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
5. Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
6. Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
7. Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

1. Регистрационный номер.
2. Порядковый номер.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Составление внутренней описи личных дел сотрудников является важной частью документооборота любого предприятия. Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника.

Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи.

Из этой статьи вы узнаете: Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

Читать статью

1. как составляется опись личного дела работника;
2. как ведется внутренняя опись документов личного дела;
3. как заполнить бланк описи документов в личном деле работника.

Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:

• оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
• оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.
• защита персональных данных от распространения;

В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника.

Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке.

Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих. Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, – непродуктивно.

Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника.

Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника. ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регламентирует требования к их оформлению.

Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение. Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации.

Далее следуют следующие обязательные элементы:

Правила составления описи личного дела работника

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера.

В итоге в них быстро становится не разобраться. Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Содержание статьи Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать.

Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами. Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена.

Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена. В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально.

Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их.

Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом.

Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.

28 января 2023 Автор: Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
• ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
• ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
• Трудовой кодекс РФ (глава 14).
• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
• ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

1. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
2. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
3. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
4. Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно.

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу,

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

06 сентября 2017 / / / Опись документов в личном деле работника — образец ее вы найдете в нашей статье. Это вкладыш, где перечислены документы, вложенные в папку с личным делом, собранную индивидуально для каждого сотрудника. Как составить опись и в чем она поможет кадровику, читайте ниже.

Фото: Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

1. госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
2. работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).
3. военнослужащих;
4. на кадетов, курсантов;

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к). Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

1. заявление о приеме на работу;
2. его автобиографию;
3. характеристику с прошлого места работы;
4. заполненную анкету;
5. копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т.

п. При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

1. название;
2. его дату и номер;
3. номер листа в личном деле;
4. является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

1. пустые поля перечеркиваются буквой Z;
2. делается запись об общем количестве документов и страниц;
3. ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.

Образец оформления личного дела сотрудника

26 Февраля 2023 в 13:00 На многих предприятиях кадровики обязаны вести личные дела сотрудников. Довольно часто у них возникают сложности с оформлением и систематизацией этого пакета документов. Рассмотрим, как правильно оформить личное дело сотрудника, образец этого документа и сколько времени его хранить.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия.

Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

. Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

1. копия приказа об увольнении.
2. копия трудовой книжки;
3. медицинские справки;
4. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
5. дополнительные соглашения к трудовому договору;
6. трудовой договор;
7. заявление об увольнении;
8. справки о медосмотрах;
9. представляемые и формируемые при поступлении на работу:
   • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
   • анкеты и резюме;
   • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
   • медицинские справки;
   • заявление о приеме на работу;
   • трудовой договор;
   • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
10. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
11. анкеты и резюме;
12. рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
13. копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
14. копия приказа о приеме на работу и т.

    д.;

15. заявление о приеме на работу;
16. аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т.

    д.;

17. связанные с прекращением трудового договора:
    • заявление об увольнении;
    • копия приказа об увольнении.
18. должностная инструкции;
19. возникающие во время трудовой деятельности:
    • должностная инструкции;
    • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
    • дополнительные соглашения к трудовому договору;
    • справки о медосмотрах;
    • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
    • копия трудовой книжки;
    • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т.

      д.;

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров.

В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности.

Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

1. Ф.И.О. работника;
2. название организации;
3. структурное

Внутренняя опись документов личного дела

14110 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.