Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Какие докуметы можно отдвть человеку из личного дела

Какие докуметы можно отдвть человеку из личного дела

Порядок формирования личного дела работника


Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно.

Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  1. материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  2. ведущие специалисты;
  3. работники с перспективой повышения в должности и др.
  4. руководители и их заместители;

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время. Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  1. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  2. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. На вопрос «что такое дело?» отвечает подп.

95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

  1. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  2. процедуру увольнения (заявление и приказ).
  3. период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Какие документы должны быть в личном деле работника

23 апреля 726 0 Автор: Kakzarabativat 726 0 Здравствуйте!

В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

  • Какие документы должны содержаться в нем;
  • Сколько и как хранить дела.
  • Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  1. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  3. Главные специалисты;
  4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);

Личные дела уволенных сотрудников

admin04.07.2018 В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Содержание

  1. Состав личного дела
    • Читайте также:
    • Интересные публикации:
  2. Сколько и как хранить
  3. Интересные публикации:
  4. Образец журнала регистрации
  5. Как формировать
  6. Образец приказа на допуск
  7. Образец контрольной карточки
  8. Читайте также:
  9. Кто имеет доступ к личным делам
  10. Сообщить об опечатке
  11. Как формируется личное дело работника
  12. Порядок формирования личного дела работника после увольнения
  13. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  14. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  15. Ответственность за распространение персональных данных
  16. Формирование личного дела работника, образец 2020 года
  17. Порядок ведения личных дел

Порядок ведения личных дел Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  1. выдача материалов дела, заверение копий;
  2. закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
  3. периодическая проверка состояния дел;
  4. ведение внутренней описи;
  5. приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  6. своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом. Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел).
В данный список, как правило, включаются:

  1. руководитель организации и его штатные заместители;
  2. руководитель и работники юридической службы;
  3. руководитель и работники отдела кадров;
  4. сотрудники бухгалтерии, начисляющие

Какие документы хранятся в личном деле работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно?

Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам.

Разбираемся в статье. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:

  1. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  2. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  3. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  4. договор о материальной ответственности и т. д.
  5. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  6. согласие на обработку персональных данных;
  7. копию приказа о приеме на работу;
  8. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;

В период работы досье пополняют:

  1. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  2. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  5. копии документов о повышении квалификации;

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.

д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т.

д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п.

16

«Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»

, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Перечень документов в личном деле сотрудника

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 24 апреля 2020 — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают.

И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2020. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года.

Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

  1. соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  2. (если должность ее предусматривает);
  3. или наложении ;
  4. и дополнительные соглашения к нему;
  5. и записки;
  6. ;
  7. приказы , о ;
  8. приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных.

Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.

Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  1. страницы паспортов;
  2. свидетельства о браке и рождении детей;
  3. свидетельства о присвоении ИНН;
  4. военные билеты.
  5. карточки СНИЛС;

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен. Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся.

Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. То же самое касается документов:

  1. об образовании;
  2. об отсутствии судимости;
  3. о повышении квалификации;

Можно ли хранить копии документов в личных делах сотрудников?

Ответ на вопрос: О хранении копий личных документов работников: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно.

Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика, анализ которой позволяет сделать вывод, что Роскомнадзор может привлечь к ответственности как коммерческие, так и бюджетные организации вне зависимости от сферы их деятельности. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.
В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ➤ ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Личные дела лиц, обучающихся по образовательным программам среднего профессионального образования, формируются на основании Порядка, утвержденного . Представляется, что в согласии на обработку и хранение их персональных данных следует указать ссылку именно на этот нормативный документ.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его (). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (). Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных ().

Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте!

В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

  • Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  • Сколько и как хранить дела.
  • Какие документы должны содержаться в нем;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

  1. Главные специалисты;
  2. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его .

Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл. Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);

Личное дело сотрудника

Автор: · 30.03.2015 Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

» » » »

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника. Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель.

Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. кто формирует ЛД;
  2. какие документы входят в состав ЛД;
  3. где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников. Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  1. все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  2. ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
  3. документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  1. личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Дидух Юлия Автор PPT.RU 15 января 2020 Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. приказы о приеме на работу и других событиях;
  2. обязательно трудовую книжку.
  3. трудовой договор;
  4. анкету сотрудника;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой?

Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Ведь по нормам : При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться , настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч.

1 . Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  1. предупреждение;
  2. наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

05 Декабря 2017 в 13:33 Принято считать, что заводить личное дела на своих сотрудников обязаны все без исключения работодатели. Но утверждение это не имеет ничего общего с реальностью.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640 Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы.

Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу.

После ознакомления дела должны вернуться обратно. Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является.

Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

  • Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  • Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.
  • Составить внутренний регламент ведения личных дел.

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ.

На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве. В личном деле сотрудника хранятся:

  1. резюме;
  2. ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  3. заявление о приеме на вакантную должность;
  4. должностные инструкции.
  5. данные аттестации;
  6. все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  7. ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  8. трудовой договор и приложения к нему;
  9. рекомендации предыдущих работодателей;

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения.

Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют. Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан.

Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  1. номенклатурные индексы;
  2. нумерацию папок;
  3. перечень документов в личное дело сотрудника;
  4. полный перечень
  5. время составления;
  6. данные конкретного сотрудника;

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом.

Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия. Также не указывается точный перечень документов, которые следует собрать чтобы иметь полную информацию: это также устанавливает работодатель самостоятельно.

Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности.

Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников. Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.

Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

  1. Документы, образующиеся в ходе работы;
  2. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
  3. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;

К этой категории можно отнести:

  1. Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
  2. Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
  3. Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
  4. Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
  5. Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
  6. Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  7. Заявление человека о приеме на работу;

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе.

Оформление ее обложки включает:

  1. номер дела;
  2. срок хранения дела.
  3. фамилию, имя, отчество сотрудника;
  4. дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
  5. дату окончания личного дела (дата увольнения);
  6. наименование организации;
  7. количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);

Важно знать сроки хранения личных дел.

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а».

«б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников. В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.

Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит

«отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел»

, где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров.

При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель.

На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата.

Карточку-заместитель вкладывают в дело.