Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как правильно писать протокол совещания

Как правильно писать протокол совещания

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец


Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была.

На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения.

Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  • Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  • Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  • Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  • Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  • Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  • Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  • Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
  • Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой.

Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений.

Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.Протокол совещания ведет руководитель предприятия.

Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования.

В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления. Скачайте образец протокола: Берите в работу Образец от эксперта Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол.

Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным.

В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе. Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения.

Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица.

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии. При этом в данном случае необязательно иметь какие-либо текущие вопросы, которые требуют решения.

Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия.

Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, которые касаются политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия.

При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год. Образец протокола заседания Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

  1. Зачем нужен протокол совещания.
  2. Из каких разделов состоит протокол совещания.
  3. Как составить протокол совещания.
  4. По каким правила ведется протоколирование совещаний.
  5. К какому типу протоколов относится протокол совещания.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Вы можете скачать заполненный образец (пример) протокола рабочего производственного совещания или заседания: образец документа В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д. В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой.

Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений. Наилучшим вариантом является наиболее детализированный бланк протокола. Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации.

Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений. Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов, которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор». В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов).

К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол заседания. Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства.

Традиционно протокол выступает:

  1. информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
  2. распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны.

Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.Содержание

Совещание в организацииО порядке проведения совещания:

  • Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  • Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  • Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
  • Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.При ведении протокола следует знать, что:

  • Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
  • Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  • Только общий смысл можно записывать в документе.
  • Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом.

В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  • Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  • Темы обсуждения.
  • Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Совещание

Протокол совещания

24750 – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Рекомендуем прочесть:  Налоговая инспекция сочи вакансии

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование.

Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол. С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны. Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании.

При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. • Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия.

Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более. • Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц. • Не тратьте время на изобличение виновных.

Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения. Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании.

Их определяет председатель совещания.

Однако секретарь также может участвовать в этом процессе. При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

  1. Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими

Как правильно оформить протокол совещания?

November 9, 2016 Обсудить 0 0 Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания.

Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ.

Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания.

Как оформить протокол правильно?

Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания.

Им может быть лицо, занимающее в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность.

Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию.

Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.Для составления протокола рекомендуется использовать специальный бланк.

Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти.

В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см.

ниже в статье):

  1. Основная часть.
  2. Дата и номер регистрации протокола.
  3. Место (населенный пункт), где проводится совещание.
  4. Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.
  5. Наименование в которой действует коллегия.
  6. Вопросы (повестка дня).
  7. Заголовок.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений.

На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание.

Например: «Протокол производственного совещания».Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер.

Протокол совещания

› › По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации. В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк.

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента). Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  • Состав присутствующих:
  1. председатель комиссии;
  2. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  3. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  • Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить.

    Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).

  • Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  • Решения, которые были приняты в результате совещания.
  • Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  • Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся. В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    1. Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
    2. Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаОтвет на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним.

    Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня.

    Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко.

    Да и ход строительства требует постоянного контроля.

    Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    1. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
    2. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
    3. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

    Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

    Совет 1: Как писать протокол совещания

    25 июля 2011 Автор КакПросто!

    По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь.

    Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний.

    Статьи по теме:

    Образец протокола общего собрания

    Ведение бизнеса » Бланки и документыПротокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии.

    Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии.Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа.

    Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи.

    Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.Кто занимается ведением записейОбязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия.

    Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы.

    Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.Структура бланкаДля письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия.

    Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах.

    Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

    1. город, где проводится совещание;
    2. реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
    3. оглавление;
    4. дата проведения и регистрационный номер документа;
    5. перечисление рассматриваемых вопросов;
    6. ключевая часть;
    7. роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

    Пример составления рассматриваемого документаДанный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания.

    Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней.

    Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

    Рубрика: Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях.

    Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к.

    содержит постановляющую часть.

    Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет.

    Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь.

    Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

    Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

    1. кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
    2. кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
    3. кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
    4. какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.
    5. кто вёл протокол;

    Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

    Например: Приложение к протоколу конференции трудового коллектива КГПУ от 23.03.2004 № 1 Список присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ 23.03.2004 №/№ Ф.И.О. Структурное подразделение, должность Личная подпись работника 1. 2. 3. 4 Секретарь личная подпись И.О.

    Фамилия Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа.

    Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

    Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже. Например: Повестка дня: 1.

    Протокол совещания

    Одним из самых сложных этапов в подготовке и организации совещания в каждой компании является оформление протокола совещания.

    Данный процесс занимает немало времени и требует максимально точного фиксирования хода совещания.

    О том, как правильно оформить протокол совещания – читайте в нашей статье.

    Из данного материала вы узнаете:

    1. оформление протокола совещания;
    2. разделы протокола совещания;
    3. примеры протокола совещания.
    4. хранение протокола совещания;
    5. протокол встречи, собрания;

    Многие организации считают обязательным составление протокола в рамках какого-либо заседания или совещания. При этом данная обязанность ложится на плечи секретаря и требует наличия определенных умений. Подготовка протокола совещания должна начаться еще за несколько дней до самого события.

    Данный документ оформляется на бланке протокола, стандартном бланке или на обычном листе формата А4. Рассмотрим, как следует оформлять протокол совещания (образец по госту).

    Образец протокола совещания Любой протокол, независимо от вида мероприятия, состоит из трех частей:

    1. основной;
    2. заголовочной;
    3. оформляющей.

    Рассмотрим оформление каждой части по отдельности.

    Заголовочная часть протокола располагается в верхнем правом углу первого листа либо вверху центровано. Список обязательных , входящих в заголовочную часть, включает: наименование и название организации, наименование и название документа, дату составления документа, его регистрационный номер, место издания или составления деловой бумаги.

    Дата проведения совещания и считается датой составления протокола.

    Она может быть оформлена двумя способами: цифровым (11.04.2017) или буквенно-цифровым (11 апреля 2017 г.).

    В том случае, если заседание или совещание проводилось в течение нескольких дней, необходимо указать дату протокола в виде периода (11.04-15.04.2017). Регистрационный номер протокола представляет собой порядковый номер заседания или совещания в пределах одного календарного года. К примеру, если совещание в организации с начала 2017 года является одиннадцатым, то регистрационный номер протокола 11.

    Также бывают ситуации, когда регистрационный номер содержит буквенное сокращение, указывающее на орган организации, проводивший мероприятие.

    К примеру, регистрационный номер № 11 ПК, где ПК – профсоюзный комитет организации. Отметим, что если в совещании или заседании принимают участие разные организации, то регистрационный номер состоит из двух частей (каждая из которых является порядковым номером совещания с начала календарного года в рамках своей компании) и пишется через дробь, например, № 11/32.

    Реквизит «Место оформления или составление документа» соответствует географическому наименованию города, области, где проводилось совещание. Основная часть документа начинается с заголовка.

    Он содержит наименование документа (ПРОТОКОЛ) и включает коллегиальные органы.