Функции штатного расписания и его характер

Как составить штатное расписание предприятия

К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п. Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т.

п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т.

п.). Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.

Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать. Графа 3

«Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

.

Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться

«Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)»

(утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367),

«Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)»

(утв.

Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и

«Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих»

(утв.

постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37). Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).

Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст.

8 ТК РФ). Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности). Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75).

Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника. Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации.

Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.

Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей). Это противоречит ст.

3.2.

Штатное расписание

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• основные задачи и функции;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимоотношения.
• связи по должности.
• оценка деятельностиВ разделе «Общие положения» указывают:
  • квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
  • основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
  • перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;
  • порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом предприятия.Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия. Стр 8 из 23 Соседние файлы в папке
    • 14.08.2013415.39 Кб
    • 14.08.2013265.22 Кб
    • 14.08.201358.37 Кб
    • 14.08.201381.41 Кб
    • 14.08.2013190.98 Кб
    • 14.08.2013732.16 Кб
    • 14.08.2013177.66 Кб
    • 14.08.2013150.02 Кб
    • 14.08.2013205.82 Кб
    • 14.08.2013247.3 Кб
    • 14.08.2013172.03 Кб

    Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

При составлении ШР, указывается дата его действия.

Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать. На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания.

Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.). Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда. При составлении ШР, делается одна его копия.

Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

• Изменения должности в штатном расписании;
• Изменения оклада в штатном расписании.
• В случае изменения штатных единиц;
• Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
• Если происходит реорганизация фирмы;
• Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание.

После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ. При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников. Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную .

Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

По порядку рассчитайсь! Составляем штатное расписание

На базе обязательных реквизитов работодатель вправе создать свою форму штатного расписания.

Но можно взять за основу унифицированную форму, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Хотя есть некоторые отраслевые законодательные акты, содержащие формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности.

«Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции»

утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции. Примерные формы штатных расписаний различных учреждений здравоохранения рассмотрены в приложении 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденному Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 № 16.Как заполнять форму штатного расписания?

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель, кадровик, бухгалтер). Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписанияТ-3. Сведения в форму Т-3 вносятся по определенным правилам.

Штатное расписание должно быть утверждено руководителем или уполномоченным на это лицом. Сначала заполняется шапка документа, в которой указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами.

Если существует сокращенное наименование, то оно приводится в скобках ниже полного или за ним. Далее указывается код по ОКПО. Данные о нем можно уточнить из информационного письма органа госстатистики.

Необходимо заполнить поле «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер 1, а потом применяется сквозная нумерация. Далее ставится текущая дата составления документа.

В строке «На период» обозначается период действия штатного расписания, дата его ввода в действие. В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

п. Заполнение этой графы обычно начинается с указания руководящих подразделений, и далее в порядке подчинения; – графу 2 «Код», в которой указываются номера подразделений

Составляем штатное расписание

Затем переходим к следующему этапу — составление штатного расписания и приведение его в надлежащий вид по унифицированной форме N Т-3 «Штатное расписание». Заполнить ее несложно, но следует учитывать некоторые моменты.

Например, наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. Заполнение колонок даты и номера документа затруднения вызовет вряд ли, но для крупных организаций, где в штатное расписание часто вносятся изменения, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания.

Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на период ______ с «___» ________ 20__ г.

«, то есть определенная дата, с которой штатное расписание вступает в действие. Также в унифицированной форме в отдельной графе проставляются дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания.

Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя, что на практике не всегда бывает удобно. В силу того что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание.

Теперь рассмотрим колонку «Структурное подразделение».

Коммерческие организации, как правило, наименование структурных подразделений определяют самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями и определениями (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами).

Но существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). В этом случае правильное отражение в штатном расписании наименований структурных подразделений очень важно.

Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (отдел снабжения, ремонтные службы и др.). Графа N 3 «Должность (специальность,

Особенности составления штатного расписания

Например, в организации численностью около 20 — 30 человек довольно часто отдельным сотрудникам приходится совмещать несколько должностей (юрист и кадровик, бухгалтер-кадровик), поэтому составление расписания можно поручить именно им.

Чтобы было проще составить штатное расписание, иногда сначала выявляют структуру организации.

В ней указываются наименования структурных подразделений без конкретного количества работников и размеров зарплаты. Однако это не обязательно. Шапка штатного расписания вряд ли вызовет затруднения, тем не менее уточним порядок ее заполнения. Наименование организации необходимо указывать в точном соответствии с учредительными документами.

При наличии сокращенного наименования можно указать и его — в скобках.

Код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), указываемый при заполнении штатного расписания, содержится в информационном письме органов статистики.

Эти сведения можно получить в бухгалтерии. При первичном составлении штатного расписания в графе «Номер документа» проставляется единица.

Поскольку в расписание время от времени вносятся изменения, рекомендуем завести отдельную нумерацию.

В качестве даты составления штатного расписания указывается текущая. Помните, что дата составления и дата, с которой расписание действует, могут различаться.

Кроме этого, здесь же необходимо указать период, на который вводится данное расписание.

Примечание. Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). В графе «Структурное подразделение» предусмотрены два столбца — «Наименование» и «Вид». Пленум ВС РФ в Постановлении N 2 разъяснил, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.

д. Порядок внесения структурных подразделений не определен, поэтому обычно начинают с подразделения, включающего руководство компании, а затем в порядке подчиненности располагают остальные подразделения.

Коды подразделениям присваиваются в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей компании. Например, у подразделения «Администрация» код 01, юридического отдела — 02, бухгалтерии — 03 и т. д. Отметим, что крупные структурные подразделения могут включать в себя более мелкие.

Например, юридический департамент может включать в себя отдел по работе с договорами, отдел по урегулированию убытков и пр.

Образец штатного расписания на 2023 год

Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц.

Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы.

Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

1. должностные оклады;
2. сведения о количестве штатных единиц;
3. должности;
4. структурные подразделения;
5. месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен.

В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка.

Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Как правильно составить штатное расписание (образец 2023) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании.

В частности, это могут быть:

1. расчеты месячных должностных окладов;
2. структура предприятия (при ее наличии);
3. Устав;
4. профессиональные стандарты;
5. другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
6. учетная политика;

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность.

Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР. Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо.

При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка».

Штатное расписание организации

Штатное расписание – важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее.

Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.

Штатное расписание – это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его:

• Кадровой структуре.
• Должностном составе.
• Численности сотрудников,.
• Утвержденных окладах и надбавках.
• Прочую необходимую информацию.

Его форма утверждена в 2004 году и содержится в Альбоме унифицированных форм документов, однако может составляться произвольным образом, при условии сохранения в составе обязательных реквизитов. Наряду с обязательными реквизитами, содержащимися во всех унифицированных формах кадровых документов, в штатное расписание должны быть включены следующие показатели:

• Наименование и код структурного подразделения.
• Должность.
• Количество штатных единиц.
• Оклад и причитающиеся надбавки.
• Итоговая сумма оплаты труда.
• Примечание.

Штатное расписание может быть составлено в двух вариантах: текущем (на основании существующих данных) и плановом.

Здесь можно скачать . Штатное расписание содержит свод важнейшей информации о персонале, как по всей организации, так и по ее структурным и штатным единицам.

Таким образом, наряду с выполнением задач кадрового учета, оно обеспечивает информативную базу для эффективной работы в области управления кадрами. Полнота и детализация данных, представленных в этом документе, служит основанием для разработки и принятия управленческих решений на всех уровнях.

В качестве основных функций штатного расписания можно выделить несколько. Штатное расписание:

• Демонстрирует действующую на предприятии организационную структуру.
• Является одним из важнейших источников информации для анализа существующей кадровой структуры.
• Содержит данные о численности персонала в целом по предприятию и в разрезе подразделений и должностей.
• Предоставляет срез информации об оплате труда.
• Отражает текущие потребности в размещении вакансий.

Штатное расписание на предприятии может составляться любым сотрудником, на которого руководство возложило данную функцию.

Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации.

Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты. Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений. Каких либо требований в отношении срока, на протяжении которого может действовать штатное расписание, в законодательных актах Российской Федерации не установлено.

Это означает, что каждая организация вправе самостоятельно определять периодичность его утверждения исходя из специфики своей деятельности.

Что касается сроков хранения штатных расписаний, то они определены в Перечне типовых управленческих архивных документов следующим образом:

• Для учреждений, документы которых поступают в государственные архивы – постоянно.
• Для прочих организаций – в течение трех лет.

( Пока оценок нет ) Поделиться:

Штатное расписание

При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, так и проценты или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и другое в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации. Надбавка — указываются жоплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты, установленные действующим законодательством РФ, а также введенные по усмотрению организации.

Если величина надбавки периодически меняется, то лучше её не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку. Месячный фонд заработной платы — указывается сумма должностного оклада и надбавок (в рублях или в других измерениях).

Если оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, то в графе 9 делается прочерк, а в графе 10 даётся ссылка на документы, определяющие эти надбавки. Примечание — вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания.

Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер. Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер.

Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников. ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ ПИСЬМО от 15 мая 2014 г.

N ПГ/4653-6-1 В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости (далее — Управление) рассмотрено обращение. В пределах компетенции сообщаем следующее. Согласно п. 5.5.4 Положения Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Мнение Роструда по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом. В соответствии с ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Согласно

Составления штатного расписания организации

Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ – Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.

Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:

• Названия должностей. Все должности компании должны отображаться по подразделениям. Название должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий.
• Суммарная заработная плата с учетом надбавок и т. д. Из этой графы легко и просто для руководителя можно увидеть фонд заработной платы на месяц.
• Подпись руководителя, а также главного бухгалтера и начальника кадровой службы.
• Название компании и код ОКПО.
• Количество персонала, что предусмотрено для каждой должности. Если предполагается работа по совместительству или неполный рабочий день, то в штатное расписание вносятся соответственные показатели – 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.д.
• Тарифные ставки в разрезе должностей, указывается в рублях, процентах от продаж или других показателях (зависит от того, какая система оплаты труда выбрана на предприятии).
• Дата документа, номер и срок его действия.
• Примечание. Если расчет заработной платы сильно сложный, то можно в данной графе вставить номер документа, где описан детальный расчет.
• Надбавки, премии по каждой должности. Также могут отображаться как в рублях, так и в процентах.
• Приказ руководителя.
• Доплаты за вредные условия труда, что утверждаются по специальной схеме.
• Коды подразделений. Для каждого подразделения на предприятии определяется отдельный код, что отображает место подразделения в общей структуре компании, это значительно упрощает документооборот компании.
• Перечень структурных подразделений компании. Если предприятие связано с государственной службой или с опасными условиями производства, то название подразделений должно точно соответствовать государственным и отраслевым классификаторам, справочникам и нормативным документам, чтобы не спровоцировать проблемы при оформлении льготных пенсий сотрудникам.

Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.

При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя. При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии.

Сотрудник может также затребовать выписку из штатного расписания с данными о его должности и заработной плате, важно, чтобы в данном документе были данные, касающиеся только этого сотрудника.

Что такое штатное расписание, как его утвердить, зачем оно нужно

В крупных фирмах целесообразно вести отдельный журнал для регистрации таких документов.

В таких компаниях смена трудовой структуры требуется чаще, чем для мелких предприятий.

Чтобы утвердить штатное расписание начальник предприятия оформляет приказ. Гриф утверждения проставляется на самом бланке штатного расписания с указанием общего числа должностей (не людей, их занимающих, а просто должностей/профессий).Документ готовится в табличном виде.

Каждая графа таблицы должна быть заполнена верно.

Неправильное указание какой-либо информации может породить трудовые споры (о наличии вакансий, о наименовании должности, отдела, размера оклада).Подлежат заполнению:

1. Число рабочих по каждой должности/профессии (определяется учредителем или самим руководителем, если ему дано такое право). Если предусмотрена работа на неполную ставку, то указывается, например, 0,5.
2. Максимальный размер зарплаты в месяц (ставка/оклад плюс все надбавки). Прописывается по каждой должности/профессии.
3. Код подразделения. Особенно актуальна эта информация для крупных фирм, где существуют отделы и подотделы. Тогда код указывается как 01 и 01.01 соответственно. Выстраивается своеобразная иерархия.
4. Наименование структурного подразделения. Для некоторых типов организаций предусмотрены установленные в классификаторах наименования отделов. Тогда именно такое название и записывается. Для иных компаний разрешено самостоятельно назвать отделы (без использования иностранных слов).
5. Размер ставки (оклада). Должен быть равен или выше (с 01.07.2016 г. – это 7500). Не включаются разнообразные доплаты. Доплаты к ставкам/окладам. Количество не ограничено (премии, компенсации, коэффициенты к окладу). Наименование указывается в отдельном столбце. Размеры прописываются в процентном соотношении к ставке/окладу либо в виде конкретной суммы.
6. Название должности/профессии по справочникам или классификаторам должностей/профессий: от руководящих до низших.

В с большим количеством должностей документ оформляется на нескольких листах. В таком случае все листы сшиваются и нумеруются.При необходимости ввести новые должности или создать новый отдел в первую очередь нужно изменить штатное расписание.

Сделать это можно путем:

1. принятия нового документа,
2. внесения поправок в прежний.

Составление штатного расписанияПринятие нового документа, по сути, есть его утверждение в обычном порядке.