Делопроизводство в управляющей компании несколькими юридическими лицами

Передача руководства фирмой управляющей компании в другой город — смена инспекции

— Управляющая организация — по сути, тот же генеральный директор, только являющийся юридическим лицом. Осуществляя руководство управляемыми фирмами, она действует от их имени без доверенности, на основании решения учредителей о передаче ей полномочий единоличного исполнительного органа и договора об указании услуг по управлению. Нередко к такой схеме руководства прибегают в холдингах, где одна фирма ведет дела каждой из группы компаний, обеспечивая таким образом единую политику их действий.

Управляющую компанию холдинг создает специально для себя (или же ею становится материнская компания). Есть и специализированные управляющие организации, которые предлагают свои услуги всем желающим.

К ним как к управленцам высокого класса обращаются фирмы, которым необходимо решить какие-то стратегические проблемы: выйти из кризиса, добиться определенного положения на рынке и т.п. Ну и наконец, управляющая компания может понадобиться в рамках известной схемы экономии налога на прибыль: услуги по управлению эфемерны и дороги, а их стоимость при надлежащем обосновании и бумажном оформлении уменьшает налогооблагаемые доходы (пп.

18 п. 1 ст. 264 НК). Управляющая компания получает полномочия постоянно действующего исполнительного органа фирмы (в обычной схеме управления им является гендиректор).

Решение о передаче полномочий принимает собрание участников (в ООО — п. 3 ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г.

2 ст. 17 Закона от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ). Для этого в инспекцию сдают заявление по форме Р14001, в котором есть отдельный лист «В» «Сведения о лице, имеющем право действовать от имени юридического лица без доверенности (управляющей компании)».

Примечание. Чем управляющая компания лучше директора: — перенос административной и уголовной ответственности с физического лица — директора — на управляющую компанию и ее работников; — меньше вероятность присвоения или растраты средств фирмы; — единая политика для нескольких фирм одного собственника; — с директором заключают трудовой договор, а с управляющей компанией — гражданско-правовой (договор на оказание услуг). Трудовые отношения законодательство смещает в сторону защиты прав работника, гражданско-правовые отношения строятся на равноправии: можно прописать больший объем задач и значительные меры ответственности (с директора за плохую работу штраф не взыщешь); — больший контроль за действиями руководства фирмы. Учредители могут быть точно уверены, что управляющая компания станет придерживаться именно того курса, который им нужен; — уменьшение количества работников, экономия на зарплате и страховых взносах путем передачи административных функций на сторону.

Как УО разработать номенклатуру дел и организовать архив документов

В статьях о документообороте мы уже рассказали, как УО разделить потоки документов, с ними и кто должен отвечать за работу с корреспонденцией.

Сегодня читайте о том, как УО составить номенклатуру дел и по каким основным принципам вести архив организации. цикла мы уже писали,что номенклатура дел (НД) – это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации.

То есть это список заголовков таких папок/дел и дат хранения содержащихся в них документов.НД разрабатывается для регистрации и систематизации документов, ведения архива.

Одна такая папка с документами называется делом (). НД представляет собой таблицу, в которой перечислены:Заголовки дел/папок.Индексы.Сроки хранения документов, которые находятся в деле.Номенклатура дел по общему правилу составляется в конце календарного года на следующий год. Затем она только корректируется, уточняется и заново утверждается.

Форма номенклатуры дел утверждена , одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Структуру НД диктует структура самой УО, её штатное расписание, перечень внутренних подразделений. 6500Первый шаг к созданию номенклатуры дел в УО – составление перечня заголовков всех созданных или планируемых к созданию папок/дел организации: как общих, так и в отдельных внутренних подразделениях.Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании находящихся в папке документов ().

Он должен отражать тему и вид документов.Типовые заголовки для номенклатуры дел и, соответственно, журналов и папок утверждены .

В приказе приведены типовые наименования дел, которые характерны для большинства организаций вне зависимости от формы собственности ().Не все заголовки дел, приведённые , пригодятся управляющей организации. Но многие из них подойдут для составления номенклатуры дел:Законы и иные НПА, относящиеся к деятельности организации.Протоколы, постановления, решения, иные документы по итогам совещаний, собраний, заседаний.Приказы, распоряжения и документы к ним.Правила, регламенты, инструкции.Переписка с органами госвласти по основным направлениям деятельности и т.д.Задача управляющей организации – выбрать те заголовки, которые подходят уже существующим или вновь создаваемым папкам с документами.

Типовые заголовки можно изменять, при этом не допускается употребление общих формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.Конечно, среди типовых заголовков УО не найдёт всех необходимых ей наименований.

В таком случае она вправе использовать и иные заголовки, в том числе указанные в жилищном законодательстве: журнал учёта обращений жителей МКД, акты осмотров и проверок и т.д.Когда перечень заголовков составлен, следует для удобства использования номенклатуры систематизировать дела по подразделениям или, если УО небольшая, по блокам: внутренние документы, исходящие, входящие. После этого можно приступить к следующему шагу – формированию системы индексов дел.Индекс дела – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение папки с документами ().

Делопроизводство в управляющей компании

Written by / 174 words Являясь фактически посредником между квартиросъёмщиками и организациями, предоставляющими коммунальные услуги, управляющие компании должны: • Оперативно выявлять и своевременно устранять проблемы в тепло-, водо- и газоснабжении, поддержании санитарного благополучия на закреплённой территории; • В установленные законодательством сроки реагировать на обращения квартиросъёмщиков по поводу услуг ЖКХ; • Своевременно информировать жильцов о плановых ремонтах, профилактике инженерных коммуникаций и т.п.; • Контролировать работу подрядчиков и субподрядчиков; • Оптимизировать затраты и эффективно распределять финансы для ремонта, восстановления и модернизации жилого фонда.

Соответственно, для управления делопроизводством и документооборотом в таких организациях необходимо использовать комплексную СЭД, автоматизирующую не только «традиционную» работу с документами, но и другие бизнес-процессы. Учитывая специфику работы управляющих компаний, разработчики ЗАО «Дабл Би» предложили специальный продукт Management Service, созданный на базе комплексной платформы bb workspace.

В отличие от обычных СЭД, отраслевое издание расширяет возможности классического делопроизводства и документооборота. Кроме полноценного функционала для обработки разных типов документов, программа имеет: • CRM-модуль, позволяющий сформировать полноценную базу данных квартиросъёмщиков и подрядных организаций для целевого взаимодействия на основе стратегии маркетингового продвижения AIDCAS; • Встроенное бюджетирование для объективного контроля затрат в разрезе отдельных обслуживаемых домов; • Удобные инструменты напоминаний и создания сообщений, с помощью которых можно реализовать кампании адресных рассылок; • Богатый выбор типовых шаблонов для создания разных документов.

Простой интерфейс, нулевое администрирование и поддержка со стороны разработчиков позволит сотрудникам управляющей компании быстро внедрить и комфортно использовать это системное решение.Источник: Управляющие компании, которые функционируют в сфере жилищно-коммунального хозяйства, являются юридическими лицами.Поэтому на них распространяется множество требований, связанных, в том числе, с наличием официально закрепленной организационной структуры и штатного расписания.Стоит рассмотреть, какие предъявляются требования к структуре УК и что она в себя включает. Кто и каким образом осуществляет делопроизводство и за что отвечают сотрудники УК, согласно своим должностным инструкциям?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно ! Структура управляющей компании ЖКХ, ее схема и наличие в ней тех или иных подразделений и должностей зависит от размера самой компании и количества домов, которые находятся под ее управлением.Стоит рассмотреть обобщенную, типовую модель организационной структуры, которая может меняться

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

1. создание документов (документирование деятельности);
2. организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
3. обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами.

Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

1. номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.
2. инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;

Если организация только начинает свою деятельность (т.

е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти)

Как в УО создать или улучшить систему документооборота

Как в УО создать или улучшить систему документооборотаНаладить документооборот в управляющей организации – дело тонкое и сложное. Мы начинаем серию статей, в которых расскажем о нюансах делопроизводства в УО.

Сегодня вы узнаете, что включает в себя документооборот в УО, кто его ведёт и какие есть сроки ответов на обращения и сроки хранения документов. Полный текст статьи доступен только подписчикам Подписаться бесплатно Подписаться

При подготовке МКД к отопительному сезону управляющие организации должны к сентябрю завершить летние работы и получить паспорта готовности МКД к зиме.

Перед запуском отопления останется провести осенн… 15 августа 2023 11238

11 января 2023 года вступил в силу Федеральный закон от 31.12.2017 № 485-ФЗ, который изменил порядок лицензирования, проведения ОСС, хранения документов в УО. Сегодня поговорим об одном из нововведени… 20 августа 2023 25820

Вот и случилось то, что мы ждали уже давно. Правительство РФ в постановлении от 13.09.2018 № 1090 утвердило перечень грубых нарушений лицензионных требований.

Когда они вступают в силу и что будет с т… 19 сентября 2023 43312 4 сентября 215 0 28 августа 290 6 21 мая 670 9 Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru Статьи Новости Обсуждения База знаний Мероприятия Последние публикации час назад 2 часа назад 6 часов назад вчера вчера вчера 2 дня назад 2 дня назад 2 дня назад 5 дней назад 5 дней назад 5 дней назад 6 дней назад 6 дней назад 6 дней назад 18+Портал для УО/ТСЖИнтернет-служба для УО/ТСЖ—>ОСС на 100%Оформите весь пакет документов по ОСС в МКД в одной программе, войдите в свою учётную запись или зарегистрируйтесь Спасибо!

Мы сообщим вам о запуске сервиса.Произошла ошибка!

Вы представитель управляющей организации или расчётного центра? Да, я представитель УК, ТСЖ, ЖК, ЖСК или расчётного центра Нет, я представляю собственника (потребителя ЖКУ) ПодтвердитьПодпишитесь на рассылку Получайте новости сферы ЖКХ, присоединяйтесь к 34 655 подписчикам!

Мы используем файлы cookie для сбора статистики, которая поможет нашему сайту стать лучше и удобнее для вас. Продолжая

Кадровик УК может вести кадровое делопроизводство другого юрлица?

Ответ на вопрос: Согласно ч.

1 ст. 42 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему.

Соответственно, ООО заключает с управляющей компанией договор, по которому передает ей полномочия директора. В этом договоре предусматривается передача полномочий по заключению и расторжению трудовых договоров, изданию приказов, утверждению штатного расписания и т.п., а также, как правило, по ведению кадрового делопроизводства.

О читайте подробнее по ссылке. Передача этих полномочий связана с тем, что в соответствии с ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Право подписи документов и ведение кадрового делопроизводства управляемого общества может быть передано руководителем управляющей организации иным сотрудникам управляющей организации или управляемого общества. Следовательно, обязанность по ведению, хранению и учету трудовых книжек можно возложить и на кадровика управляющей компании. Можно также выдать работнику соответствующую доверенность в порядке, предусмотренном ст.

185, 185.1 ГК РФ. Доверенность в таком случае должна быть выдана управляемым обществом, т.е. составлена на бланке последнего со всеми его реквизитами и зарегистрирована согласно правилам делопроизводства управляемого общества. Между тем подписывает такую доверенность руководитель управляющей организации.

Таким образом, кадровое делопроизводство может вестись кадровиком управляющей организации, если в управляемой организации должности кадровика нет в штатном расписании. Если такая должность предусмотрена, но является вакантной, то можно оформить совмещение и возложить обязанности кадровика на другого работника.

Обязанности в этом случае могут быть распределены между двумя кадровиками приказом директора. Подробности в материалах Системы Кадры: Правовая база: ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 08.02.1998 № 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью Статья 42.

Передача полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему 1.

Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему. 2. Общество, передавшее полномочия единоличного исполнительного органа управляющему, осуществляет гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через управляющего, действующего в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и уставом общества. Вам будет полезно узнать о в материале по ссылке.

3. Договор с управляющим подписывается от имени

Документооборот группы компаний

Есть несколько причин объединения организаций в группу компаний.

В числе главных можно назвать нежелание (боязнь) собственников предприятий в условиях нестабильной экономической ситуации концентрировать активы в составе одного юридического лица, стремление к созданию оптимальных финансово-налоговых схем и минимизации налоговых отчислений. Объединение в группу компаний предполагает также изменение организационно-функциональной структуры, создание более гибкой системы управления, позволяющей быстрее и эффективнее приспосабливаться к меняющимся условиям рынка.

При эффективном менеджменте результатом объединения в группу компаний всегда является улучшение финансовых результатов деятельности.

Организации, составляющие группу компаний, как правило, находятся в более тесном взаимодействии, чем иные организации. Объединяет такие компании чаще всего общее руководство, то есть наличие единого руководящего органа — управляющей компании, принимающей решения стратегического характера.

Группа компаний может состоять из организаций, осуществляющих сходную деятельность (например, несколько гостиниц, одна из которых выполняет функции управляющей компании), но чаще группу компаний отличает разнообразие направлений деятельности, что позволяет при неблагоприятном стечении обстоятельств в одной сфере деятельности получать преимущества в другой.

Однако реально это всегда более сложный тип взаимодействия, поскольку организации, составляющие группу компаний, являются самостоятельными юридическими лицами, могут располагаться на разных территориях (иногда в разных населенных пунктах), каждая организация имеет собственное руководство, наделенное всем кругом полномочий.

В этих условиях особое значение приобретает организация документооборота между организациями, составляющими группу компаний. Варианты организации делопроизводства Существует два варианта организации делопроизводства – в зависимости от конкретных условий существования группы компаний: 1) часть делопроизводственных функций (регистрация документов, контроль исполнения документов и некоторые другие выполняются управляющей компанией, осуществляющей общее руководство), другая часть делопроизводственных функций (учет документов, поступающих из головной компании, регистрация собственных документов, систематизация документов и организация их хранения) осуществляются каждой организацией отдельно; 2) каждая организация, входящая в группу компаний, имеет собственную систему делопроизводства и самостоятельно выполняет весь комплекс делопроизводственных работ.

Первый вариант организации

Делопроизводство в ТСЖ

Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства.

Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям. Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.

Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов. Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ. И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения. Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади.

Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку. Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.

Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д. И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения.

Но на самом деле это не совсем так. Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение.

Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее

Аналитика Публикации

6декабря Источник: Коллектив авторов, VEGAS LEX Понятие «управляющая компания» часто используется в бизнесе, при этом участники дискуссии не всегда говорят об одном и том же. Сложности возникают в начале реализации проекта, когда исполнителям не совсем ясно, о чем же договорились боссы.

Для понимания статуса такого юридического лица и выбора правильной стратегии движения проекта автор приводит перечень форм и видов юридических лиц, которых чаще всего называют «управляющая компания».

Управляющая компания — головная компания холдинга В данном случае под управляющей компанией понимают юридическое лицо, имеющее преобладающее участие в уставных капиталах других юридических лиц холдинга (под холдингом автор имеет в виду группу компаний).

Иными словами, это головная (материнская) компания холдинга.

Термин «управляющая компания» применяют в связи с использованием головной компанией предоставленных законодательством инструментов корпоративного управления в целях обеспечения управленческого воздействия на дочерние компании.

Подобное управленческое воздействие осуществляется через обеспечение представительства конечных владельцев бизнеса в высших органах управления дочерних обществ. Управляющая компания, таким образом, через своих представителей определяет решения, принимаемые коллегиальными органами управления дочернего акционерного общества.

Управляющая компания — управляющая организация В соответствии с п.1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 г.

№ 208-ФЗ «Об акционерных обществах» по решению общего собрания акционеров полномочия единоличного исполнительного органа общества могут быть переданы по договору коммерческой организации (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему).

Общество, полномочия единоличного исполнительного органа которого переданы управляющей организации или управляющему, приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через управляющую организацию или управляющего в соответствии с абзацем первым пункта 1 статьи 53 Гражданского кодекса Российской Федерации. Та же норма содержится в статье 42 Федерального закона от 08.02.1998 г.

№ 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью». Таким образом, так называемая «управляющая компания» (правильно — управляющая организация) выполняет функции единоличного исполнительного органа на основании договора, заключаемого с управляемым юридическим лицом.

«Управляющей компанией», как правило, выступает одно из юридических лиц холдинга. Место управляющей компании в корпоративной структуре холдинга не является принципиальным аспектом: управляющей может быть как сама материнская компания холдинга (субхолдинга), так и одно из дочерних обществ.

В редких случаях управляющей компанией становится стороннее юридическое лицо, профессионально оказывающее услуги по управлению. Чаще всего функции единоличного исполнительного органа передают управляющей компании в холдингах, где имеется несколько юридических лиц с однотипным функционалом.

Автоматизация документооборота

Программа АСУ «Жилищный стандарт» включает модуль для ведения журналов регистрации документов, который:

1. упрощает деятельность в сфере ЖКХ.
2. помогает автоматизировать электронный документооборот в УК, ТСЖ;

Автоматизация делопроизводства в управляющей компании или товариществе собственников жилья позволит полностью отказаться от бумажного документооборота. Вы:

1. сможете контролировать, чтобы сотрудники вовремя изучали внутренние нормативные акты.
2. сможете прикреплять электронные документы к текущим задачам;
3. не потеряете бумаги;

Документы в АСУ разделены по типовым журналам в соответствии с потребностями организации, управляющей жилым фондом МКД.

Модуль позволяет создавать и вести:

1. внутренние журналы;
2. журнал нормативных документов с использованием данных для начислений;
3. протоколы общих собраний собственников с возможностью экспортировать их во внешние системы для раскрытия данных — сайт УК, ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ;
4. журнал договоров управления многоквартирными домами;
5. произвольные журналы.
6. журналы корреспонденции с разграничение прав доступа;

Служебные записки.

Сотрудники могут обмениваться служебными записками, где будет указано:

1. адрес, если речь идет об объекте на обслуживании управляющей компании.
2. содержание;
3. время создания;

По служебной записке можно создать задачу, которая будет дочерней по отношению к записке.

Приказы. Хранит внутренние приказы для сотрудников УК. АСУ позволяет создавать дочерние документы по приказам — задачи, исходящие и входящие документы. В приказах указаны:

1. тема;
2. содержание приказа.
3. ответственный исполнитель;
4. крайний срок реакции;
5. номер;
6. сотрудник, подписавший приказ;
7. участники приказа;

Когда отмеченные участники приказа ознакомятся с содержанием, они нажмут соответствующую кнопку в АСУ, а программа зафиксирует время нажатия кнопки.

При необходимости документ можно распечатать по автоматическому шаблону АСУ в формате docx.

Объяснительные. Журнал для хранения и работы с объяснительными записками. В каждом документе есть:

1. получатель;
2. содержание.
3. отправитель;
4. номер;

Документы группы компаний. Подобные внутренние документы содержат:

1. время создание в АСУ;
2. адрес, если дело касается объекта на обслуживании УК.
3. наименования организации отправителя и получателя;
4. текст обращения;

В этом журнале хранятся документы, курсирующие между компаниями, которые входят в группу компаний.

Предположим, у управляющей компании есть несколько дочерних организаций, ответственных за узкие сферы работы жилищно-коммунального хозяйства. Например, компания «Юрист» занимается дебиторской задолженностью и тоже использует АСУ.

Если отправить письмо из УК в «Юрист», для УК документ будет исходящим, а для «Юриста» — входящим.