Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Делопроизводство направление копии письма

Делопроизводство направление копии письма

Как отправлять исходящие письма по делопроизводству


— — Код организации; 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — Код формы; 08 — Наименование организации; 09 — Справочные данные об организации; 10 — Наименование вида документа; 11 — Дата; 12 — Регистрационный номер; 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату; 14 — Место составления или издания; 15 — Адресат; 16 — Гриф утверждения; 17 — Резолюция; 18 — Заголовок к тексту; 19 — Отметка о контроле; 20 — Текст документа; 21 — Отметка о наличии приложения; 22 — Подпись; 23 — Гриф согласования; 24 — Визы согласования; 25 — Оттиск печати; 26 — Отметка о заверении копии; 27 — Отметка об исполнителе; 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — Отметка о поступлении документа в организацию; 30 — Идентификатор электронной копии. Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  1. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  2. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
  3. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо.

Внимание Хотите предложить сотрудничество?

Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если происходит использование MX-записи почтовых служб, то пусть остается выбранным пункт «Использовать DNS для маршрутизации в этот домен», в другом случае необходимо нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен». 6 Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере.

В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите нужный тип авторизации.

7 Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования выберете сервер SharePoint.

8 Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства». Важно Затем выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение».

Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, чтобы была возможность отправки исходящих сообщений. Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину.

При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.2.2.

Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляется дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю (приложение N 2).Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.2.3.

Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1), в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее — ПС ГАС «Правосудие»), в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее окончания следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) формируются автоматически в ПС ГАС «Правосудие» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.2.4.

Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7р).2.5.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Оглавление:

    Бланк письма и оформлениеОбщие правила написанияСоставление электронных писемПодводя итоги Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос.

    органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании.

    Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

    Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

    В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

      название (и сокращённое наименование); фактический и почтовый адреса; адрес электронной почты; контактные телефоны; адрес сайта.

    Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список.

    При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

      минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; отдельно нумеруется каждое приложение; в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов); в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

    Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру).

    Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

      вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель); содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций); резюмирующую

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Содержание Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  1. сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  2. инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.
  3. ответом на ранее полученные сообщения или запросы;

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок.

А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  • Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  • Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  • Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  • Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  • Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
  • Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  • Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  • Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  • Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  • Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

  • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
  • Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.

Образцы основных документов делопроизводства

31 Января 2020 в 16:18 Образцы документов по делопроизводству — это письма, запросы, приглашения, уведомления. Их поток достигает порой такого объема, что нелегко привести все это в порядок и поддерживать систему.

Но затея эта, хоть и потребует времени и усилий, значительно облегчит работу каждому, кто занимается учетом писем, доверенностей, запросов… Классифицировать бумаги, а также иметь под рукой образцы — несомненное подспорье в работе делопроизводителя. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации.

На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними. Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов.

В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

  • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
  • письма, в том числе электронные;
  • Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
    • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
    • регламенты;
    • договоры;
    • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
    • служебные записки, заявления;
    • журналы учета и т. д.
  • отчеты и др.
  • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
  • письма, в том числе электронные;
  • Входящие, т.

    е. пришедшие извне:

    • письма, в том числе электронные;
    • запросы;
    • уведомления;
    • распоряжения вышестоящих организаций;
    • рекламная информация и др.
  • доверенности;
  • регламенты;
  • журналы учета и т.

    д.

  • счета, акты;
  • уведомления;
  • Исходящие, т.

    е. направленные из организации:

    • письма, в том числе электронные;
    • запросы и ответы на запросы;
    • счета, акты;
    • доверенности;
    • справки, копии по запросу;
    • отчеты и др.
  • запросы;
  • запросы и ответы на запросы;
  • распоряжения вышестоящих организаций;
  • рекламная информация и др.
  • справки, копии по запросу;
  • служебные записки, заявления;
  • договоры;

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны. Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета.

Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих.

Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма.

Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной.

Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату. Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату: • при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело; • при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр.

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр. Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Делопроизводство. Оформление писем

Рубрика: .

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.
Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте. Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  1. доброжелательный, вежливый тон;
  2. ясность, чёткость, краткость изложения;
  3. использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.
  4. нейтральный тон письма;
  5. последовательность изложения материала;
  6. обоснованные аргументы, полнота информации;

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания.

Датой письма является дата его отправления.

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  1. от первого лица единственного числа (прошу);
  2. от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).
  3. от третьего лица единственного числа (организация просит);
  4. от первого лица множественного числа (просим);

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  1. письма-предложения;
  2. письма-извещения;
  3. письма-подтверждения;
  4. сопроводительные письма;
  5. письма-приглашения.
  6. письма-рекламации;
  7. письма-напоминания;
  8. письма-просьбы;
  9. письма-запросы;

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении.

Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  1. Прошу довести до сведения…
  2. Просим выслать в наш адрес…
  3. Просим оказать содействие…
  4. Просим принять участие…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах.

В письме используются такие выражения:

  1. Просим отразить следующие вопросы…
  2. Просим представить…
  3. В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  1. Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  2. Прошу высказать Ваше мнение об участии…

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

■ Исправляем. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов – совсем другие (Таблица 1).

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации (особенно если организация не практикует электронный документооборот). Тогда у секретаря могут появиться отдельно «Журнал регистрации обращений граждан», «Журнал регистрации отправляемых коммерческих предложений», «Журнал регистрации заявок от контрагентов» и т.д.
Все это – корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать.

А в первую очередь – создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов.

Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Или же под их «давлением» секретарь вносит в журнал учета входящей корреспонденции поступившие без сопроводительных писем первичные документы, оферты договоров, судебные решения и постановления, исполнительные листы и другие документы.

Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма.

■ Исправляем. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией.

Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами.

Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку.

В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении (Таблица 2). После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно.

Если работники подразделения настаивают на, как они иногда выражаются, «официальной» регистрации этих документов, то нужно попросить их донести до коллег из других организаций, что по правилам делопроизводства направлять документы следует с сопроводительным письмом.

Сопроводительное письмо

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде».

Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя?

: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ. к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). ■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты. К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений.

Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Правила написания писем делопроизводство

Содержание В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению.

Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами.

Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией. Существует множество классификаций служебных писем.

Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий. Категория Виды писем По теме 1.

Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта.

Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.2.

Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации.

Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение. По цели 1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

По выполняемым функциям 1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют.

Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.2.

Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.2.

Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления 1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу.

Примеры: оферта, договор, рекламация.

По композиции 1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.2.

Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

По структуре 1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги. Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ.

Ваше право

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее: Датой письма является дата его подписания.

Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007». Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.» 4.

Исходящий номер. Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. ООО «Компания «Название» Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например: ООО «Компания «Название» ООО «Компания «Название» Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки письма. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001 При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: ул. Свободы, д. 5, кв. 12, г. Ярославль, 150000 Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).